Wyobraź sobie, że omijasz korki, nie martwisz się o ceny paliwa, a przy okazji dbasz o kondycję i środowisko. Brzmi jak bajka? Niekoniecznie! Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się nad zakupem roweru na firmę. Tylko czy takie dwa kółka można bez problemu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? A co z posiadaniem samochodu firmowego jednocześnie? Odpowiedzmy szczegółowo na te pytania.

Rower jako koszt podatkowy – kiedy to możliwe?

Zacznijmy od najważniejszego – czy rower w firmie może faktycznie stanowić koszt uzyskania przychodów? Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła tych przychodów, z wyłączeniem wydatków, które ustawa jasno określa jako niezaliczalne.

Co to oznacza w praktyce?

Jeśli rower:

• jest wykorzystywany bezpośrednio w twojej działalności gospodarczej,
• służy np. do dojazdu do biura, na spotkania z klientami albo wizyty w urzędach,

to jak najbardziej może stanowić koszt firmowy.

Oczywiście, musisz być przygotowany na ewentualne pytania organów skarbowych. Warto w takiej sytuacji prowadzić krótką dokumentację wskazującą, w jaki sposób rower pomaga ci prowadzić biznes.

Przykład:

Pani Alicja prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego. Codziennie dojeżdża na spotkania z klientami w centrum Warszawy. Z uwagi na korki kupiła rower za 2900 zł brutto (2357,72 zł netto + 542,28 zł VAT). Jako czynny podatnik VAT mogła odliczyć pełne 542,28 zł. Wydatek na rower wpisała w koszty firmowe, gdyż faktycznie pomaga on jej sprawniej wykonywać obowiązki zawodowe.

Czy mogę mieć w firmie jednocześnie samochód i rower?

To pytanie nurtuje wielu przedsiębiorców. Czy urząd skarbowy nie zakwestionuje tego, że używasz obu pojazdów? Odpowiedź brzmi: absolutnie możesz! W praktyce nie ma przeszkód, by firma posiadała kilka różnych środków transportu.

Jak uzasadnić jednoczesne użycie roweru i samochodu?

• Samochód może służyć na dłuższe trasy, transport produktów, materiałów lub dokumentów, oraz dalsze wyjazdy służbowe.
• Rower natomiast świetnie sprawdzi się na krótkich dystansach, szczególnie w dużych miastach, gdzie samochód nie daje dużej oszczędności czasu.

Kluczowe jest uzasadnienie, że oba środki transportu są potrzebne w firmie.

Przykład z życia:

Pan Marcin prowadzi firmę informatyczną. Samochodem dojeżdża na prezentacje produktów w innych miastach, a rower wykorzystuje na spotkania z lokalnymi klientami w ścisłym centrum, gdzie parkowanie auta bywa uciążliwe i kosztowne. Oba pojazdy bez problemu rozlicza w kosztach firmy.

Jak zaksięgować zakup roweru? Praktyczna instrukcja

Sposób księgowania zakupu roweru w działalności gospodarczej zależy głównie od jego ceny:

• Rower o wartości do 10 000 zł netto (lub brutto, jeśli jesteś zwolniony z VAT)
  Możesz bezpośrednio wrzucić go w koszty, księgując na podstawie faktury VAT w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki).
• Rower o wartości powyżej 10 000 zł
  Musi być ujęty jako środek trwały i amortyzowany w czasie. Według klasyfikacji środków trwałych (KŚT 790) roczna stawka amortyzacji roweru wynosi 18%.

Jednorazowa amortyzacja:
Jeśli jesteś nowym przedsiębiorcą lub tzw. „małym podatnikiem”, możesz zastosować jednorazową amortyzację w ramach pomocy de minimis. Limit amortyzacji jednorazowej w 2025 roku wynosi 250 000 zł (wcześniej 230 000 zł).

VAT od zakupu roweru – czy można odliczyć całość?

Kolejna dobra wiadomość: rowery nie podlegają ograniczeniom w odliczaniu VAT-u, jakie dotyczą np. samochodów osobowych. Co to oznacza?

• Możesz odliczyć 100% VAT-u zarówno od zakupu roweru, jak i od części do niego.
• Ważne: musisz być czynnym podatnikiem VAT.

Przykład:

Pan Tomasz, architekt wnętrz, kupił rower elektryczny za kwotę 7500 zł netto + 1725 zł VAT. Ponieważ jest czynnym podatnikiem VAT i używa roweru wyłącznie do celów firmowych, odliczył pełne 1725 zł VAT. W koszty działalności wrzucił kwotę netto.

Akcesoria rowerowe – co można wrzucić w koszty, a co lepiej pominąć?

Zakup roweru to jedno, a co z akcesoriami? Tutaj sytuacja nie jest już tak oczywna.

W koszty z powodzeniem wrzucisz:

• części zamienne (np. opony, łańcuchy, hamulce),
• usługi serwisowe.

Urzędy mogą kwestionować wydatki osobiste, np.:

• kaski rowerowe,
• specjalistyczną odzież sportową,
• gadżety, które trudno powiązać wyłącznie z działalnością gospodarczą.

Jeśli chcesz uniknąć problemów z fiskusem, staraj się ograniczyć akcesoria do takich, które ewidentnie są potrzebne, by rower działał poprawnie.

.

Podsumowanie – czy rower firmowy się opłaca?

Zakup roweru na firmę to nie tylko świetny sposób na redukcję kosztów paliwa, ale także doskonała metoda dbania o kondycję, wizerunek eko-biznesu oraz praktyczna opcja podatkowa. Pamiętaj jedynie o odpowiednim uzasadnieniu i dokumentacji, a droga do rozliczenia kosztów stanie przed tobą otworem.

Podstawy prawne:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ustawy o PIT).
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 listopada 2019 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.369.2019.3.MD.
• Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 grudnia 2015 r., sygn. ITPB1/4511–1011/15/AK.