Wraz z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz. U. poz. 928), na podmioty prawne nałożono obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Aby skutecznie wdrożyć tę procedurę, trzeba nie tylko spełnić wymogi prawne, ale również zadbać o praktyczne aspekty funkcjonowania systemu zgłoszeń w firmie czy instytucji. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak krok po kroku opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych i zapewnić jej zgodność z ustawą.
Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura zgłoszeń wewnętrznych to zestaw zasad, wytycznych i instrukcji, które określają, jak sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa wewnątrz organizacji. Celem tej procedury jest zapewnienie bezpiecznego i poufnego kanału zgłoszeń, który umożliwi pracownikom i innym osobom związanym z podmiotem prawnym informowanie o nieprawidłowościach bez obawy o działania odwetowe.
Główne cele procedury zgłoszeń wewnętrznych to:
- Zapewnienie ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi.
- Umożliwienie podmiotowi prawnemu szybkiej reakcji na zgłaszane naruszenia.
- Poprawa przejrzystości i kultury organizacyjnej poprzez zachęcanie do zgłaszania nieprawidłowości.
- Zapobieganie potencjalnym stratom finansowym, reputacyjnym i prawnym.
Elementy obowiązkowe procedury – co musi się w niej znaleźć?
Ustawa jasno wskazuje, jakie elementy muszą zostać uwzględnione w procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Opracowując dokument, należy pamiętać o obowiązkowych częściach, które muszą znaleźć się w każdej procedurze:
- Wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń – może to być dedykowany pracownik (np. compliance officer) lub dział wewnętrzny, jak dział HR lub zespół ds. zgodności. Ważne, aby osoba ta była bezstronna i cieszyła się zaufaniem pracowników.
- Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów – procedura musi określać dostępne kanały zgłoszeń, takie jak skrzynka elektroniczna, telefon, formularz online czy spotkanie bezpośrednie. Każdy z tych kanałów powinien gwarantować poufność i ochronę danych osobowych sygnalisty.
- Procedura weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań następczych – określa, kto i w jaki sposób będzie weryfikować zgłoszenia, jakie kroki zostaną podjęte po otrzymaniu zgłoszenia oraz jak długo potrwa proces weryfikacji.
- Terminy reakcji na zgłoszenia – ustawa wymaga, aby podmiot potwierdził sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania oraz aby sygnalista otrzymał informację zwrotną na temat podjętych działań w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.
- Ochrona poufności i danych osobowych – procedura musi zawierać zapisy dotyczące ochrony danych sygnalisty, osób zgłaszanych i świadków, zgodnie z przepisami RODO.
- Rejestr zgłoszeń – podmiot prawny musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym będą przechowywane informacje o zgłoszeniach, podejmowanych działaniach oraz rezultatach.
Rola wewnętrznych jednostek organizacyjnych i podmiotów zewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może być realizowana przez wewnętrzne jednostki organizacyjne podmiotu prawnego lub zewnętrzne podmioty, takie jak kancelarie prawne czy firmy specjalizujące się w compliance. Ważne jest, aby wybrana osoba lub jednostka była bezstronna i niezależna, co zapewni obiektywność weryfikacji zgłoszeń.
Współpraca z podmiotami zewnętrznymi: Zewnętrzne firmy mogą wspierać organizację w zakresie przyjmowania zgłoszeń, ich wstępnej weryfikacji oraz przekazywania informacji zwrotnej. Jednak w myśl ustawy, działania następcze (takie jak szczegółowa analiza zgłoszenia, kontakt z sygnalistą i podejmowanie decyzji) muszą być realizowane przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę wyznaczoną w strukturze organizacyjnej podmiotu.
Konsultacje z pracownikami – jak przeprowadzić?
Jednym z kluczowych kroków przy wdrażaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych jest jej skonsultowanie z pracownikami. W myśl ustawy, projekt procedury musi być poddany konsultacjom z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, jeśli taka organizacja nie działa w danym podmiocie.
Kroki do przeprowadzenia konsultacji:
- Przygotowanie projektu procedury – zanim rozpoczniesz konsultacje, stwórz projekt procedury, uwzględniając wszystkie obowiązkowe elementy.
- Przekazanie projektu do konsultacji – projekt procedury należy przekazać do zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przekazania projektu.
- Zbieranie uwag i opinii – w trakcie konsultacji zbierz wszelkie uwagi i propozycje zmian zgłoszone przez pracowników lub ich przedstawicieli.
- Wprowadzenie zmian – jeśli uwagi są zasadne, wprowadź odpowiednie zmiany do procedury.
- Publikacja procedury – po zakończeniu konsultacji i wprowadzeniu ewentualnych zmian, procedurę należy opublikować w sposób przyjęty w danym podmiocie, tak aby była dostępna dla wszystkich pracowników.
Sankcje za nieprawidłowości w procedurze zgłoszeń wewnętrznych
Nieprzestrzeganie wymogów ustawy dotyczących procedury zgłoszeń wewnętrznych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Podmioty, które nie wdrożą procedury zgodnie z przepisami, mogą zostać ukarane grzywną. Ponadto osoby odpowiedzialne za utrudnianie zgłoszeń lub podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów mogą podlegać karze ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności.
Podsumowanie
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowym elementem budowania transparentnej i bezpiecznej organizacji. Poprawnie opracowana i wdrożona procedura nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również wzmacnia zaufanie pracowników i innych osób związanych z podmiotem prawnym. To nie tylko obowiązek, ale również inwestycja w kulturę zgodności i etyki pracy, która może uchronić firmę przed wieloma potencjalnymi problemami prawnymi i reputacyjnymi.
Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie procedur zgodnych z ustawą o ochronie sygnalistów? Przygotuj się już teraz, by sprostać nowym wymaganiom prawnym i zapewnić bezpieczne środowisko pracy dla swoich pracowników!
